Sơ đồ quy trình và điểm kiểm soát
Xác định đầu vào, đầu ra, người chịu trách nhiệm và trường hợp cần phê duyệt. Chọn phần nên tự động hóa sau khi kiểm tra dữ liệu.
01 — Tự động hóa & AI
Tự động hóa quy trình doanh nghiệp
LYVIA thiết kế tự động hóa dựa trên công việc thực tế của doanh nghiệp: từ tiếp nhận yêu cầu, cập nhật dữ liệu đến tổng hợp báo cáo. AI được sử dụng ở những bước phù hợp; quyết định quan trọng vẫn có người kiểm tra và phê duyệt.
Những vấn đề cần giải quyết
- Thông tin khách hàng, đơn hàng hoặc chứng từ phải nhập lại ở nhiều công cụ.
- Nhân viên dành nhiều thời gian nhắc việc, phân loại email và cập nhật trạng thái.
- Quy trình phụ thuộc vào một người, khó theo dõi khi có lỗi hoặc ngoại lệ.
Phạm vi có thể triển khai
Hạng mục cụ thể được lựa chọn sau khi làm rõ nhu cầu, dữ liệu và điều kiện vận hành của doanh nghiệp.
Quy trình tự động và kết nối
Kết nối bảng tính, CRM, email hoặc phần mềm nghiệp vụ khi hệ thống cho phép. Có thể bổ sung trợ lý AI để tóm tắt, phân loại hoặc tìm thông tin.
Kiểm thử và bàn giao vận hành
Kiểm tra luồng thành công, lỗi kết nối, dữ liệu thiếu và tình huống gửi trùng. Bàn giao hướng dẫn theo dõi, xử lý lỗi và phân quyền.
Từ nhu cầu đến bàn giao
Chọn quy trình ưu tiên
Đo hiện trạng, xác định công việc lặp lại và thống nhất kết quả cần đạt.
Kiểm tra khả thi
Kiểm tra dữ liệu, quyền truy cập và kết nối. Nếu cần thử nghiệm, thống nhất riêng phạm vi và điều kiện.
Xây dựng và nghiệm thu
Kiểm thử bằng tình huống thực tế, xác nhận các bước phê duyệt và cách xử lý lỗi.
Bàn giao và theo dõi
Hướng dẫn đội ngũ, xác định trách nhiệm vận hành và đánh giá theo chỉ số đã chọn.
Những điểm cần thống nhất trước
Trước khi triển khai, cần kiểm tra quyền truy cập, API, giới hạn của công cụ, dữ liệu đầu vào và chi phí sử dụng. Với Zalo, WhatsApp hoặc phần mềm kế toán, khả năng kết nối phụ thuộc vào tài khoản và giao diện tích hợp thực tế. Không mặc định thay thế con người ở các quyết định nhạy cảm.
Câu hỏi thường gặp
Mọi quy trình có cần AI không?
Không. Những bước có quy tắc rõ thường có thể tự động hóa mà không cần AI. AI phù hợp hơn với việc xử lý ngôn ngữ hoặc hỗ trợ phân loại, nhưng cần kiểm tra đầu ra và giới hạn sử dụng.
Có phải thay thế các công cụ đang dùng?
Không nhất thiết. LYVIA ưu tiên kiểm tra khả năng kết nối với hệ thống hiện tại. Chỉ đề xuất thay đổi khi giới hạn kỹ thuật hoặc nhu cầu nghiệp vụ cho thấy cần thiết.
Đánh giá hiệu quả tự động hóa thế nào?
Thống nhất chỉ số trước khi triển khai, chẳng hạn thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi hoặc số thao tác thủ công. So sánh trên cùng một quy trình và cùng phạm vi dữ liệu; không đưa ra tỷ lệ tiết kiệm cố định cho mọi doanh nghiệp.
Chi phí vận hành có được tách riêng không?
Đề xuất cần làm rõ chi phí triển khai và các chi phí vận hành liên quan như lưu trữ, nền tảng kết nối hoặc API AI. Mức sử dụng và giới hạn được thống nhất theo dự án.
Bắt đầu từ vấn đề của bạn
Chia sẻ quy trình hiện tại, công cụ đang dùng và kết quả bạn muốn đạt. Chúng tôi cùng bạn xác định bước tiếp theo. Ngôn ngữ trao đổi và nhu cầu hỗ trợ được thống nhất khi xác nhận lịch.
Đặt lịch trao đổi